CGV | Com&Co Events

Conditions Générales de Vente

Article 1. Champ d’application

1.1. La société COM&CO EVENTS (société par actions simplifiée au capital de 28.170 euros, sise 15 Boulevard Grawitz – 13016 Marseille, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le numéro 528 558 125) (« COM&CO » ou la « Société ») organise des événements scientifiques auxquels peuvent s’inscrire et participer des professionnels de santé (les « Participants ») et des sponsors et partenaires (les « Sponsors ») ; les Participants et les Sponsors, tous agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, étant désignés ensemble le(s) « Client(s) ».

1.2. Les présentes conditions générales de vente (ci-après les « Conditions Générales ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles COM&CO vend, dans le cadre de l’événement organisé, (i) aux Participants, une inscription audit événement et (ii) aux Partenaires, des offres de partenariat.

1.3. Les présentes Conditions Générales s’appliquent, sans restriction ni réserve, à toute vente de services quelles que soit les clauses pouvant figurer sur les documents du Client et notamment dans ses conditions générales d’achat.

1.4. Les présentes Conditions Générales sont susceptibles de faire l’objet de modifications ultérieures, la version applicable au Client est celle en vigueur au jour de la conclusion du Contrat tel que ci-après défini.

1.5. Le fait que COM&CO ne se prévale pas, à un moment donné, de l’une quelconque des stipulations contenues dans les présentes Conditions Générales ne peut être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Article 2. Modalités d’inscription

2.1. Toute participation à l’événement en tant que Participant ou Partenaire sera formalisé, selon le cas, par la signature d’un bon de commande, d’un devis ou par le formulaire d’inscription dûment complété.

2.2. Les présentes Conditions Générales constituent, ensemble, avec le bon de commande/devis/formulaire d’inscription dûment accepté, le contrat (ci-après le « Contrat »). Par la signature du bon de commande/devis/formulaire d’inscription qui vaut conditions particulières, le Client reconnait avoir pris connaissance préalablement et intégralement des présentes Conditions Générales et en accepter le contenu. En cas d’ambiguïté et/ou de contradiction entre les stipulations des Conditions Générales et celles du bon de commande/devis/formulaire d’inscription, les stipulations du bon de commande/devis/formulaire d’inscription dûment accepté prévaudront.

Article 3. Délai de rétractation

D’un point de vue conventionnel, la Société consent au Client a la faculté d’annuler le Contrat dans les sept (7) jours calendaires suivant sa conclusion par lettre recommandée avec avis de réception. Si ce délai expire, notamment un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

Article 4. Annulation à l’initiative du Client

Toute demande d’annulation devra être notifiée par le Client, par écrit (par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail).

4.1. A l’initiative du Partenaire

Pour toute annulation (hors cas de force majeure), le Sponsor sera redevable des sommes suivantes :

Annulation notifiée et reçue par la Société plus d’un (1) mois avant la tenue de l’événement : 50% du montant de la participation.

Annulation notifiée et reçue par la Société à 1 mois et moins de la tenue de l’événement : Totalité du montant de la participation.

4.2. A l’initiale du Participant

Pour toute annulation (hors cas de force majeure), les modalités suivantes s’appliquent :

Annulation notifiée et reçue par la Société jusqu’à soixante (60) jours calendaires avant la date de l’événement : Remboursement intégral sans frais par la Société des sommes payées par le Participant ;

Annulation notifiée et reçue par la Société entre soixante (60) et trente (30) jours calendaires avant la date de début de l’événement : Application de frais d’annulation à hauteur de 25% ;

Annulation notifiée et reçue par la Société moins de trente (30) jours calendaires : Aucune somme ne sera remboursée par la Société.

Les frais relatifs à l’organisation logistique sur place (hébergement, transferts, etc.) ne peuvent faire l’objet d’un remboursement sous aucun délai.

Article 5. Annulation – Report d’un événement à l’initiative de la Société

5.1. Annulation à plus de quarante-cinq (45) jours de la date initiale de l’évènement

La Société proposera deux options au Client :

– Soit, le remboursement intégral des sommes perçues ;

– Soit, le report de la participation, dans les mêmes conditions sans frais additionnels de gestion, pour l’année suivante.

Il est ici précisé que la Société se réserve le droit de modifier le format de l’événement, de présentiel à distanciel afin d’éviter son annulation. Dans ce cas, les conditions ci-dessus ne s’appliqueront pas. La Société proposera un ajustement des tarifs de prestations et les deux (2) options au choix du Client :

– Soit, le remboursement intégral des sommes perçues ;

– Soit, le maintien de la participation du Client à l’événement avec ajustement des tarifs, sans frais de gestion supplémentaire.

5.2. Annulation à moins de quarante-cinq (45) jours de la date initiale de l’évènement

La Société proposera deux options au Client :

– Soit, le report de la participation, dans les mêmes conditions sans frais additionnels de gestion, pour l’année suivante ;

– Soit, le remboursement des sommes perçues après déduction de 10% de frais de dossier.

– Soit, le remboursement des sommes perçues après déduction de 10% de frais de dossier ;

– Soit, le maintien de la participation du Participant à l’événement avec ajustement des tarifs, sans frais de gestion supplémentaire.

Le Sponsor pourra uniquement bénéficier du maintien de sa participation à l’événement avec ajustement des tarifs, sans frais de gestion supplémentaire.

5.3. Report de l’événement

En cas de report de l’événement sur l’année en cours, le Client ne pourra prétendre à aucun remboursement.

En cas de report de l’événement sur l’année suivante, les stipulations de l’article 5.1 et 5.2 ci-dessus.

5.4. Force majeure

Toute situation résultant d’une circonstance imprévisible et empêchant totalement l’exécution du Contrat par les Parties, constituera un cas de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code Civil (exemple : pandémie, grève, etc…).

En cas d’annulation de l’événement pour cas de force majeure, les stipulations de l’article 5.2 s’appliqueront.

En cas de report de l’événement pour cas de force majeure, les stipulations de l’article 5.3 s’appliqueront.

Article 6. Prix

Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du bon de commande ou du formulaire d’inscription au Client. Ils sont libellés en euros. Ils sont calculés hors taxes pour les bons de commande et majorés de la TVA pour les formulaires d’inscription.

Article 7. Modalités de paiement

7.1. Pour les Partenaires

7.1.1. Sauf stipulations contraires, la totalité du prix facturé doit être versée impérativement trente (30) jours calendaires avant la date de début de l’événement. Pour tout Contrat conclu après ce délai, le paiement devra être effectué avant la date de début de l’événement. Aucun escompte n’est consenti en cas de paiement anticipé.

7.1.2. Des frais d’administration de dossier de 50,00 euros HT seront facturés en sus.

7.1.3. Si pour quelque raison que ce soit, les factures demeurent impayées à l’échéance, le prix facturé sera immédiatement exigible et produira des intérêts de retard égal à 2,5% sur le montant total par mois entamé. En outre, les factures impayées donneront lieu au paiement par le Partenaire d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce. En application de l’article L.441-10 du Code de commerce, ces intérêts de retard et cette indemnité forfaitaire seront exigibles de plein droit, sur simple demande de la Société, dès réception de l’avis informant le Partenaire de ce que les sommes dues ont été portées à son débit. Si les frais de recouvrement venaient à dépasser le montant légal de l’indemnité forfaitaire, la Société se réserve le droit de demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

7.1.4. Une identification du numéro de TVA est requise pour la facturation. Les sponsors qui n’auront pas communiqué leur numéro de TVA pour les manifestations à l’étranger seront soumis à payer les frais relatifs à celle-ci.

7.2. Pour les Participants

La totalité du prix facturé (coût d’inscription à l’événement, frais de transport et d’hébergement, etc.) doit être versée impérativement avant la date de début de l’événement. Aucun escompte pour paiement anticipé n’est consenti.

Le règlement s’effectue exclusivement en euros, au choix du Participant, (i) par chèque bancaire ou postal à l’ordre de COM&CO EVENTS, (ii) par virement bancaire, ou (iii) par carte bleu sur le site : comnco.com/paiement.

A défaut de paiement complet dans le délai convenu, la Société se réserve le droit d résilier le Contrat, aux torts du Participant défaillant et de lui refuser l’accès à l’événement.

La Société se réserve le droit de refuser toute nouvelle inscription à l’événement par le Participant et/ou l’achat d’un partenariat par un Partenaire avec lequel il existerait ou aurait existé un litige quant à une inscription ou un paiement antérieur.

Article 8. Obligations et droits de la Société vis-à-vis du Sponsor

8.1. La Société met tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire les Sponsors, dans la limite des services contractualisés. Si le présent Contrat donne droit à l’attribution d’espace d’exposition, cette dernière est faite en respectant au maximum les vœux de chacun. Cependant, la Société se réserve le droit d’en modifier l’implantation en cas d’absolue nécessité, et ceci sans que le Sponsor ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.

8.2. Toute décoration ou aménagement particulier doit être soumis à l’accord préalable de la Société.

Article 9. La limitation de responsabilité vis-à-vis du Sponsor

9.1. La responsabilité de chacune des parties est limitée aux engagements souscrits par elles aux termes du Contrat. En conséquence, la responsabilité de la Société ne peut notamment pas être engagée en cas de préjudices directs ou indirects liés à l’intervention en dehors du Contrat d’un ou plusieurs prestataires.

9.2. En cas d’annulation de l’événement par le comité d’organisation ou par la Société pour quelque cause que ce soit, aucune indemnité ne sera due.

9.3. La Société ne pourra pas être responsable d’un quelconque retard ou d’un changement de date de l’événement suite à une décision des directeurs.

Article 10. Installation/enlèvement vis-à-vis du Sponsor

Les Sponsors doivent respecter les délais mentionnés sur le dossier technique. L’exposant s’engage à respecter les horaires d’emménagement et de déménagement qui lui sont signifiés dans le dossier exposant. Le Partenaire doit veiller à la parfaite conservation du stand mis à sa disposition ; stand qui devra être tenu en permanence en parfait état de propreté et de rangement. Jusqu’au déménagement complet des stands, il est obligatoire de prévoir un responsable de stand par le sponsor afin d’éviter les vols.

Toute cession ou sous-location, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie du stand par le Partenaire est interdite sauf accord contraire de la Société.

Article 11. Assurance et sécurité vis-à-vis du Sponsor

Les Sponsors sont réputés connaître les mesures de sécurité imposées par les Pouvoirs publics. Le Sponsor exposant doit être obligatoirement couvert par une police d’assurance responsabilité civile d’entreprise et une garantie dommages exposants pour les biens lui appartenant. La Société décline toute responsabilité sur les points précédents. Quelle que soit la cause ou la nature des dommages éventuels, le sponsor et/ou ses sous-traitants éventuels déclarent avoir renoncé à tout recours contre la Société.

Article 12. Règlement intérieur

12.1. Les Clients sont tenus de respecter le règlement intérieur affichés dans les locaux accueillant l’événement. La Société se réserve le droit, sans indemnité de quelque nature que ce soit, d’exclure, à tout moment, le Client dont le comportement gênerait le bon déroulement de l’événement et/ou manquerait gravement au règlement intérieur applicable.

12.2. Tous dégâts causés à la fois au bâtiment qui accueille l’événement, aux structures des stands, aux sols par les produits exposés seront facturés au Sponsor mis en cause.

Article 13. Respect de la réglementation – Transparence

13.1. La Société et le Client s’engagent à respecter l’ensemble des réglementations et des principes de déontologie applicables à leur activité respective et déclarent remplir toutes les conditions et disposer des autorisations nécessaires dans le cadre du partenariat.

13.2. La Société et le Client s’engagent à respecter les lois anti-corruption et à se conformer strictement à la réglementation applicable aux relations avec les professions médicales et de santé et à publicité pour les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux. La Société et le Client s’engagent à se conformer à toutes les obligations de transparence, de publication ou de déclaration en matière de santé publique. Chacun d’eux s’engage à fournir à l’autre partie toutes les informations qui lui seraient nécessaires pourra s’acquitter de ses obligations.

Article 14. Données personnelles

14.1. Dans le cas où le Client transmet, dans le cadre de sa participation à l’événement, à la Société des données personnelles, ce dernier s’engage à ce que lesdites données personnelles transmises aient été collectées et soient traitées conformément au règlement général n°2016/679 sur la protection des données (RGPD) en date du 27 avril 2016 entré en vigueur le 25 mai 2018 et à la législation française applicable.

14.2. Dans le cadre de l’événement, la Société peut être amenée à recueillir des données personnelles du Client en ce compris celles de ses préposés (ci-après les « Données Personnelles »).

Finalités de collecte et de traitement des Données Personnelles : Les Données Personnelles sont collectées et traitées en vue de la stricte poursuite des finalités suivantes :

Pour la bonne exécution de l’événement (gestion de la relation client, paiement, gestion des réclamations, etc…) ;

Pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires (conserver les Données Personnelles pour être en mesure de répondre aux obligations légales, gérer les demandes de communication de Données Personnelles par les autorités habilitées, etc…) ;

Pour servir les intérêts légitimes de la Société (preuve de transactions, etc…) ;

Pour respecter le choix du Client lorsque la Société demande son consentement pour un traitement particulier ;

Autres finalités : la Société conserve un historique des transactions et autres documents commerciaux pour répondre à des exigences juridiques, administratives, aux besoins de ses assureurs, ou à des fins d’audit.

Données Personnelles collectées et traitées : Sans que cette liste ne soit exhaustive : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone fixe et mobile, identification bancaire, n°RPPS.

Durée de conservation des Données Personnelles : Le temps de l’Evénement et aussi longtemps que les lois l’exigent.

Destinataires des Données Personnelles : (i) Les services internes de la Société ; (ii) les prestataires et partenaires de la Société ; (iii) les autorités françaises et/ou étrangères dûment habilitées notamment dans le cadre de procédures judiciaires ; (iv) avec un tiers dans le cadre d’une restructuration ou une réorganisation d’entreprise.

Base juridique du traitement des Données Personnelles : Le traitement des Données Personnelles est nécessaire à l’exécution du Contrat.

Droits du Client et de ses préposés dont les Données Personnelles ont été collectées : Le Client et ses préposés disposent d’un droit d’accès, de limitation au traitement, de rectification et de suppression des informations qui les concernent. Le Client et ses préposés disposent, en outre, d’un droit d’opposition, pour motifs légitimes, au traitement des Données Personnelles, droit à la portabilité des Données Personnelles, droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des Données Personnelles après leur décès et du droit de retirer leur consentement à tout moment.

14.3. Le Client et ses préposés peuvent exercer leurs droits ou demander une copie papier de leurs Données Personnelles directement par e-mail à : dataprivacy@othrys-healthcare.com ou par voie postale à l’adresse suivante : Société COM&CO EVENTS – 15 Boulevard Grawitz – 13016 Marseille. En cas de différend, le Client a la faculté de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son site internet : www.cnil.fr.

Article 15. Droit applicable – Attribution de juridiction

15.1. Le Contrat est régi par le droit français.

15.2. En cas de différend qui naîtrait à l’occasion de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de la terminaison du Contrat, les parties s’efforceront, en premier lieu, de résoudre amiablement ledit litige par voie amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de sa notification par l’une des parties à l’autre. A défaut de résolution amiable, ledit litige sera porté devant les tribunaux compétents de Marseille (13).

Mise à jour 18 octobre 2024