Politique de confidentialité

Conscient des enjeux que les données personnelles représentent, la société COM&CO EVENTS, société par actions simplifiée au capital de 28.170 euros, sise 15 Boulevard Grawitz – 13016 Marseille, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le numéro 528 558 125 (ci-après « Nous/nous ») fait de la protection de celles-ci sa priorité.

Par la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité »), nous nous engageons, en conformité avec la réglementation européenne et française applicables et en particulier avec le Règlement Européen UE n°2016/679 du 26 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et avec la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, à assurer la protection des données personnelles que nous serons amené à recueillir :

au travers de nos différentes plateformes électroniques comprenant le site internet comnco.com, les différents sites internet que nous éditons en lien avec la tenue, en présentiel ou en virtuel, d’un événement (congrès, conférences, séminaires, webinars, etc…), nos plateformes e-learning, nos applications (ci-après les « Plateformes Numériques») ;
par tout autre procédé de communication écrit ou oral.

Dans ce contexte, la présente Politique de Confidentialité a pour objet de décrire, de manière claire, simple et complète, (i) les modalités et conditions dans lesquelles, en tant que responsable de traitement, nous collectons, traitons, protégeons les données personnelles (ci-après les « Données ») que vous nous communiquez en tant qu’utilisateur des Plateformes Numériques, (ii) vos droits en la matière et (iii) la manière dont vous pouvez nous contacter.

Pour toute information sur la protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter le site internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (ci-après « CNIL ») accessible à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

Comment collectons-nous les Données ?

Nous obtenons les Données principalement de deux manières :

Vous nous transmettez directement vos Données : par exemple, lorsque vous créez votre compte personnel sur l’une des Plateformes Numériques, vous remplissez tout formulaire (de contact, d’inscription, etc.) accessible sur nos Plateformes Numériques ou par tout autre moyen écrit et/ou oral ;
Nous procédons à la collecte de ces Données indirectement via des tiers : par exemple, par le biais des cookies, des employeurs des personnes concernées, de nos partenaires et fournisseurs intervenant dans le cadre de l’organisation et la tenue des évènements.

Quelles sont les Données que nous collectons et traitons ?

Nous ne collectons et traitons que des Données qui sont adéquates, pertinentes, tenues à jour, exactes et strictement nécessaires à l’utilisation effective et efficace pour laquelle nous les destinons.

Sans que la liste ci-après ne soit exhaustive, les principales Données collectées et traitées sont, selon les cas :

Les Données relatives à votre identité, statut personnel et vos coordonnées personnelles et/ou professionnelles: Titre, nom, prénom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, date de naissance, spécialité, numéro RPPS/ADELI, etc… ;
Certaines Données relatives à vos coordonnées bancaires ;
Les autres Données que vous pouvez être amenées à nous communiquer en remplissant des formulaires ou en nous contactant ou en soumettant votre CV et lettre de motivation ;
Les Données de navigation: Adresse IP, informations de connexion, etc.

Pour de plus amples informations, nous vous renvoyons à notre Politique d’information sur les cookies accessible ici.

Pourquoi et comment utilisons-nous vos Données ?

Pour collecter et traiter vos Données, nous nous basons sur les différents fondements juridiques suivants :

Pour la bonne exécution du contrat qui nous lie ;
Sur votre consentement préalable ;
Pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes qui sont principalement : (i) gagner en efficacité ; (ii) améliorer nos produits existants, définir et développer de nouveaux produits et services ; (iii) protéger nos droits, nos biens, nos effectifs et assurer notre sécurité ;
Pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires ;
Pour la protection de vos intérêts vitaux.

Selon le contexte, nous pouvons utiliser vos Données pour répondre aux principales finalités déterminées, explicites et légitimes suivantes :

Promouvoir nos événements ;
Prospecter des participants et sponsors ;
Créer et gérer vos espaces personnels sur les Plateformes Numériques correspondantes ;
Gérer votre pré-inscription et/ou votre inscription et votre participation à l’événement en ce compris la gestion des attestations de présence, certificats, lettres d’invitation et si besoin, l’accomplissement des déclarations légales aux autorités des pays accueillant les événements ou des pays d’origine des participants aux événements ;
Le cas échéant, gérer votre demande d’inscription dans le cadre de la formation médicale continue ;
Gérer vos accès aux divers contenus accessibles en ligne sur les Plateformes Numériques ;
Gérer votre consentement à la captation de votre image lors des événements ;
Gérer votre participation à tout concours qui serait organisé ;
Gérer l’achat ou la souscription d’autres services ou produits ;
Gérer les abstracts/cas cliniques soumis notamment dans le cadre d’appel à communications ;
Gérer les paiements, les demandes de remboursement, sécuriser les transactions en ligne, prévenir les fraudes, les incidents de paiement et gérer, le cas échéant, les recouvrements de créance ;
Sous réserve de votre consentement, envoyer de communications personnalisées et/ou marketing (newsletters) ;
Répondre à vos questions, requêtes et notamment à vos demandes d’exercice des droits, de demande de désabonnement ;
Gérer les réclamations et les contentieux ;
Surveiller et améliorer nos Plateformes Numériques ;
Effectuer des analyses statistiques, notamment pour adapter notre offre de produits et services ;
Effectuer des enquêtes de satisfaction ;
Améliorer nos produits et services ;
Respecter nos obligations légales, ce qui inclut de fournir des informations aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige, notamment pour respecter nos obligations de prévention et de lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

En outre, toute personne intéressée peut postuler à nos offres d’emploi disponibles sur le site comnco.com. Dans ce cas, vos Données seront utilisées pour répondre à votre candidature.

A qui sont destinées vos Données ?

Nous ne divulguons vos Données qu’aux personnes désignées ci-dessous et pour les raisons suivantes :

Aux seules personnes en interne dont l’activité justifie un accès à vos Données (services marketing, communication, commercial, comptabilité, administratifs, logistiques, etc…) ;
Avec les prestataires de services agissant pour nous dans la stricte mesure de ce qui est nécessaire et sous réserve qu’ils présentent des garanties de sécurité et de confidentialité de vos Données ;
Les autorités françaises et/ou étrangères dûment habilitées notamment dans le cadre de procédures judiciaires, administratives (en ce compris les arbitres, les médiateurs, les ministères concernés, autorités de tutelle et de contrôle, tous organismes publics habilités à recevoir lesdites Données, etc.) ;
Certains partenaires privés et/ou publics moyennant votre accord ;
Avec un tiers dans le cadre d’une restructuration, réorganisation de notre entreprise ou dans le cadre d’une cession de notre activité ou actif et ce, dans la stricte mesure de ce qui est nécessaire et sous réserve qu’il présente des garanties de sécurité et de confidentialité de vos Données.

Combien de temps conservons-nous vos Données ?

Vos Données sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement des opérations pour lesquelles elles ont été collectées. Les durées légales de conservation que nous avons définies respectent les recommandations de la CNIL ainsi que nos obligations légales, savoir :

En ce qui concerne les utilisateurs : Les Données sont conservées jusqu’à cinq (5) ans après le dernier contact ou la fin de la relation commerciale ;

En ce qui concerne les prospects : Les Données sont conservées jusqu’à trois (3) ans après leur collecte ou du dernier contact ;

En ce qui concerne les candidats à un emploi : Les Données sont conservées pendant toute la durée du processus de sélection et jusqu’à deux (2) années après le dernier contact ;

En ce qui concerne les cookies : Ils sont stockés jusqu’à 13 mois à partir du moment où ils ont été installés sur votre appareil.

Au-delà des délais de conservation susmentionnés, les Données sont supprimées ou archivées pour respecter les obligations légales de conservation.

Comment protégeons-nous vos Données ?

Nous mettons tout en œuvre afin que la collecte et le traitement de vos Données interviennent en toute sécurité et confidentialité y compris dans le cas où certaines opérations seraient réalisées par des sous-traitants. Notamment, nous exigeons des personnes à qui nous transmettons vos Données qu’elles respectent leur confidentialité.

De manière générale, nous mettons en œuvre toutes les mesures physiques, informatiques, organisationnelles et logistiques nécessaires afin d’éviter la perte, l’altération, la mauvaise utilisation et la destruction de vos Données, accidentelle ou non notamment en assurant un accès sécurisé aux seules personnes autorisées à les traiter.

Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos Données que vous nous avez transmises via Internet. Une telle transmission se fait à vos propres risques et vous reconnaissez et acceptez que nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation, de distribution, de dommage ou de destruction non autorisés de vos Données, sauf dans la mesure où la loi nous oblige à endosser une telle responsabilité. Une fois que nous aurons reçu vos Données, nous appliquerons les mesures de sécurité susmentionnées.

Quels sont vos droits en la matière ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des différents droits suivants :

Droit d’accès : Ce droit vous permet de connaitre les Données que nous détenons sur vous ainsi que les traitements que nous faisons de vos Données. A ce titre, vous pouvez obtenir une copie desdites Données.
Droit de rectification : Si vous estimez que vos Données sont inexactes, périmées et/ou incomplètes, vous pouvez exiger qu’elles soient corrigées, complétées en conséquence.
Droit à l’effacement ou droit à l’oubli : Vous pouvez exiger l’effacement de vos Données dans la limite de ce qui est permis par la réglementation de sorte que ce droit n’est pas absolu. Nous attirons, en outre, votre attention sur le fait qu’une fois effacées, vos Données ne pourront plus être restaurées.
Droit à la limitation du traitement : Ce droit vous permet de nous demander la suspension du traitement de vos Données le temps que nous puissions procéder à certaines vérifications (par exemple, le temps que nous puissions vérifier l’exactitude des Données, etc…). Inversement, vous pouvez demander directement la limitation de certaines de vos Données dans le cas où nous souhaiterions les effacer. Du fait de la limitation, nous pouvons conserver vos Données mais nous ne pouvons pas les utiliser, ni les traiter.
Droit d’opposition au traitement des Données : Vous disposez du droit absolu de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos Données à des fins de prospection commerciale y compris un profilage. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos Données lorsque celui-ci repose sur notre intérêt légitime.
Droit à la portabilité des Données : Ce droit vous permet de récupérer une partie des Données qui vous concernent ou, lorsque cela est techniquement possible, de les transférer à un tiers. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et en tout état de cause, dans les délais fixés par la réglementation en vigueur.
Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des Données après votre décès.
Droit de retirer votre consentement au traitement de vos Données et ce, à tout moment, pour un traitement de vos Données fondé sur votre consentement. Si votre consentement est retiré, cela n’affectera pas les traitements de vos Données fondés sur d’autres bases juridiques.

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos informations publicitaires ou promotionnelles, nous vous rappelons que vous pouvez révoquer votre consentement au marketing direct à tout moment directement à partir du lien de désabonnement inclus dans chaque message électronique publicitaire que nous vous envoyons.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés comme suit :

Par courriel à l’adresse suivante : dataprivacy@othrys-healthcare.com;
Par voie postale à l’adresse suivante : 15 Boulevard Grawitz – 13016 Marseille.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France, sise 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 7.

Veuillez noter que si vous exercez l’un des droits mentionnés ci-dessus, il vous sera demandé de nous indiquer quel droit vous souhaitez exercer et de nous fournir certaines informations à des fins d’identification pour traiter votre demande et vous protéger contre les demandes frauduleuses émanant de tiers.

Transférons-nous vos Données Hors de l’Union Européenne ?

Vos Données sont susceptibles d’être transférées vers des pays qui se situent en dehors de l’Union Européenne et pour les seules finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

Dans ce cas, nous prendrons les mesures nécessaires avec nos sous-traitants et partenaires pour garantir un niveau de protection de vos Données adéquat avec la réglementation applicable. Dans le cas où vos Données seraient transférées vers un pays qui n’offre pas un niveau de protection adéquat, nous nous engageons à encadrer le transfert au moyen de garanties appropriées.

Modification de la Politique de Confidentialité

La présente Politique de Confidentialité qui reflète nos pratiques actuelles peut être amenée à évoluer notamment en raison des évolutions de la réglementation applicable. Toute modification sera portée à votre connaissance. La date de dernière mise à jour figure à la fin de la présente Politique de Confidentialité. Toutefois, nous vous invitons à prendre connaissance régulièrement de la présente Politique de Confidentialité et des éventuelles modifications qui seraient apportées.

Contactez-nous

Pour toutes questions, demandes et/ou préoccupations quant à vos Données, nous restons à votre disposition par écrit : soit par courriel à l’adresse suivante : dataprivacy@othrys-healthcare.com , soit par courrier postal à l’adresse suivante : 15 Boulevard Grawitz – 13016 Marseille. Nous vous répondrons dans un délai raisonnable.

A jour au 18 octobre 2024